Managed eller unmanaged Magento: Hvad skal jeres virksomhed selv kunne håndtere?

Webshoppen kører, ordrerne kommer ind, og hostingregningen bliver betalt. Men hvem opdager, hvis en integration stopper med at virke? Hvem holder øje med sikkerhedsopdateringer? Og hvem sørger for at få checkout til at fungere igen, hvis en ændring skaber problemer?

Det er nogle af de spørgsmål, I skal have styr på, når I vælger mellem managed og unmanaged Magento. Forskellen handler om, hvem der står for den tekniske drift, og hvor meget ansvar I selv vil tage.

Har I allerede de nødvendige kompetencer og ressourcer, kan unmanaged være et fornuftigt valg. Mangler I derimod tid til løbende vedligeholdelse og koordinering af tekniske opgaver, kan en managed-aftale være mere relevant.

Hvad er forskellen på managed og unmanaged Magento?

En managed-aftale hos Conversio kan omfatte hosting, overvågning, sikkerhedsopdateringer og teknisk vedligeholdelse af Magento. De konkrete opgaver og ansvarsområder fastlægges i aftalen.

Vælger I unmanaged Magento, står I i højere grad selv for at planlægge vedligeholdelsen og koordinere de tekniske leverandører. Det betyder ikke, at medarbejderne selv skal udføre arbejdet. I kan stadig bruge et bureau, en hostingpartner eller eksterne Magento-udviklere.

Forskellen ligger først og fremmest i, hvem der har ansvaret for, at opgaverne bliver håndteret.

Betegnelserne managed og unmanaged fortæller dog ikke i sig selv, hvad der er inkluderet. En managed hostingløsning kan eksempelvis dække serverdrift, mens Magento-opdateringer, fejl i integrationer og ændringer i checkout skal håndteres gennem separate aftaler.

Derfor bør I kende aftalens præcise indhold, før I sammenligner priser og leverandører.

Vi har tidligere set nærmere på fordelene ved Managed Magento. Her ser vi på, hvilke kompetencer og arbejdsgange de forskellige driftsmodeller kræver i praksis.

Webshopadministration og teknisk drift kræver forskellige kompetencer

En e-commerce-ansvarlig kan have stor erfaring med produkter, kampagner og ordrebehandling uden nødvendigvis at kunne vurdere sikkerhedsopdateringer, serverbelastning eller fejl i integrationer. Derfor er det også relevant at overveje, hvilke e-commerce-kompetencer I selv skal have, og hvilke der kan hentes udefra.

Ved unmanaged Magento skal der derfor være en teknisk ansvarlig, som kender webshoppens opbygning og ved, hvilke systemer og leverandører der er involveret i driften. Personen behøver ikke selv kunne rette alle fejl, men skal kunne vurdere problemerne, kontakte de rette specialister og følge op på arbejdet.

Opdateringer, test og fejlrettelser kræver også tid, og hvis de tekniske opgaver konstant bliver udskudt til fordel for kampagner og daglig webshopadministration, kan vedligeholdelsen komme bagud.

Sikkerhedsopdateringer er et godt eksempel. Nogen skal holde øje med nye rettelser, vurdere deres relevans, planlægge implementeringen og sikre, at webshoppen bliver testet bagefter.

Driften skal desuden kunne fortsætte under ferie, sygdom og medarbejderskift. Derfor bør systemer, adgange og arbejdsgange være dokumenteret, så I ikke er afhængig af én bestemt medarbejder.

Fordel ansvaret, før der opstår problemer

Hvis ordrerne pludselig stopper med at blive overført til økonomisystemet, kan webshoppen stadig se ud til at fungere normalt.

Kunderne gennemfører deres køb, og ordrerne bliver registreret i Magento, men lageret modtager ikke de oplysninger, der skal bruges til at pakke og sende varerne.

Hostingpartneren kan bekræfte, at serveren kører, og leverandøren af økonomisystemet kan se, at deres system er tilgængeligt. Alligevel bliver ordrerne ikke overført.

Her er det nødvendigt, at nogen undersøger, hvor fejlen opstår, koordinerer arbejdet mellem leverandørerne og sørger for, at ordreoverførslen mellem webshop og ERP kommer i gang igen.

Derfor bør følgende opgaver som minimum have en tydelig ansvarsfordeling:

En backup har begrænset værdi, hvis ingen ved, hvordan webshoppen skal gendannes. Overvågning hjælper heller ikke meget, hvis alarmerne ikke bliver fulgt op.

En managed-partner kan stå for flere af opgaverne, men aftalen skal præcisere, hvor ansvaret begynder og slutter. Det gælder især, når fejl involverer systemer og leverandører uden for selve Magento-installationen.

Hvornår giver unmanaged Magento mening?

Unmanaged Magento kan være et godt valg for virksomheder, der allerede har en teknisk organisation med erfaring i Magento.

Et internt udviklingsteam kan eksempelvis stå for opdateringer, test og vedligeholdelse, mens en hostingpartner håndterer serverdriften. Modellen kan også fungere i mindre virksomheder, hvis en teknisk ansvarlig har tid, budget og mandat til at koordinere arbejdet med eksterne specialister.

Virksomheder med etablerede udviklingsprocesser kan have fordel ved selv at vælge leverandører, prioritere opgaver og bestemme, hvordan ændringer bliver gennemført. En managed-aftale kan i den situation omfatte opgaver, som I allerede har medarbejdere og processer til at håndtere.

Unmanaged kræver dog, at der er planlagt løbende vedligeholdelse, overvågning, sikkerhedsopdateringer og håndtering af akutte fejl. Det er ikke tilstrækkeligt blot at have kontaktoplysningerne på en udvikler, der kan ringes til, når noget går galt.

Hvornår er managed Magento det oplagte valg?

Managed Magento er især relevant for virksomheder, hvor webshoppen har stor betydning for omsætningen, men hvor medarbejderne primært arbejder med salg, marketing, indkøb og kundeservice.

Her kan en teknisk partner stå for den løbende drift, herunder opdateringer, overvågning og vedligeholdelse, afhængigt af hvad aftalen omfatter. I slipper dermed for selv at skulle koordinere hver enkelt teknisk opgave.

Behovet for ekstern hjælp kan være særligt stort, hvis webshoppen har mange integrationer eller specialudviklede funktioner. En fejl i betalingsintegrationen kan forhindre kunderne i at gennemføre køb, mens problemer med ERP- eller lagerintegrationer kan forsinke ordrebehandling og levering. Det kræver teknisk indsigt og faste procedurer at opdage og håndtere sådanne fejl.

I skal dog stadig være involveret i ændringer, der påvirker de daglige arbejdsgange. Den tekniske partner kan eksempelvis teste, om checkout fungerer efter en opdatering, mens medarbejderne vurderer, om priser, leveringsmuligheder og forretningsregler fungerer korrekt.

Adgang og udviklingsprocesser skal være på plads

Uanset driftsmodel bør I have overblik over ejerskab og adgang til kode, hosting, domæner, licenser og dokumentation.

Det er særligt vigtigt, hvis flere leverandører arbejder på den samme Magento-installation. En udvikler kan eksempelvis ændre en integration, mens et andet bureau opdaterer et modul. Uden koordinering kan det være svært at gennemskue, hvilke ændringer der er foretaget, og hvorfor webshoppen efterfølgende opfører sig anderledes.

Derfor bør udviklingen følge en fast proces med versionsstyring, test og godkendelse før livesætning.

Et staging-miljø gør det muligt at teste ændringer, inden de påvirker kunderne på den aktive webshop. Her kan udviklerne blandt andet kontrollere, om opdateringer skaber problemer i checkout, produktvisning eller integrationer.

Ved unmanaged Magento skal I sikre, at udviklingsprocessen fungerer, medmindre ansvaret er placeret hos en ekstern partner.

En managed-aftale kan omvendt stille krav til, hvordan jeres egne udviklere og andre leverandører arbejder på løsningen. Det kan eksempelvis betyde, at alle kodeændringer skal følge partnerens deploymentproces og testes, før de sættes i drift.

Sammenlign managed og unmanaged Magento

Forskellen mellem de to driftsmodeller bliver tydeligere, når man sammenligner, hvordan det tekniske arbejde organiseres.

Tabellen viser de typiske forskelle. De konkrete vilkår afhænger af aftalen og de opgaver, I selv vælger at håndtere.

Sammenlign de samlede omkostninger

Hostingprisen fortæller ikke nødvendigvis, hvad det samlet koster at drive en Magento-webshop. Opdateringer, sikkerhedsarbejde, test, overvågning og fejlhåndtering kræver også ressourcer, uanset hvilken driftsmodel I vælger.

Sammenlign derfor udgifterne over et helt år, og medregn hosting, licenser, udviklingstimer, eksterne specialister og medarbejdernes tid til teknisk koordinering.

Det er også vigtigt at undersøge, hvad akut hjælp koster. Hvis checkout ikke fungerer en fredag aften, hvem kan så hjælpe? Er support uden for normal arbejdstid inkluderet, eller skal I betale særskilt?

En managed-aftale kan gøre udgifterne til den aftalte drift mere forudsigelige, men nye funktioner, større ændringer og fejl i eksterne systemer er ikke nødvendigvis dækket.

Unmanaged kan være økonomisk fordelagtigt, hvis I allerede har de nødvendige kompetencer og faste processer. Skal der ansættes specialister eller indgås flere eksterne aftaler, skal udgifterne også medregnes.

Et skift mellem driftsmodeller kan desuden medføre engangsomkostninger til overdragelse af kode, dokumentation og systemadgange samt tilpasning af udviklingsmiljøer.

Den samlede økonomi afhænger derfor af både de faste udgifter, de interne ressourcer og behovet for ekstern hjælp.

Vælg en driftsmodel, der passer til jeres organisation

Før I vælger mellem managed og unmanaged Magento, bør I afklare, hvem der håndterer opdateringer, overvågning, integrationer og akutte fejl.

Har I allerede et teknisk team og faste processer for vedligeholdelse, kan unmanaged være en fornuftig løsning. Mangler medarbejderne derimod tid eller tekniske kompetencer til at følge op på driften, kan en managed-aftale være mere relevant.

Hos Conversio hjælper vi virksomheder med at gennemgå deres Magento-løsning og vurdere, hvilke driftsopgaver der bør håndteres internt, og hvilke der med fordel kan placeres hos en teknisk partner.

Har I styr på ansvaret for den tekniske drift af jeres Magento-webshop?

Kontakt os, så vi sammen kan gennemgå jeres nuværende e-commerce-setup og afklare, hvilken driftsmodel der passer til jeres behov.